行政專員/助理
3000-4000元/月一、基礎(chǔ)行政事務(wù)管理
1.文件與檔案管理
-負(fù)責(zé)公司合同、設(shè)備檔案、物流單據(jù)等文件的歸檔與更新,確保調(diào)撥單、設(shè)備維護(hù)記錄等資料完整可查。
-對接政府部門的證照辦理,如衛(wèi)生許可、工商年檢等,保障自動售貨機(jī)運(yùn)營的合規(guī)性。
2.會議與活動組織
-協(xié)調(diào)內(nèi)部會議(如分倉調(diào)撥計劃會、設(shè)備維護(hù)總結(jié)會),記錄會議要點(diǎn)并跟蹤執(zhí)行進(jìn)度。
-策劃員工培訓(xùn)或行業(yè)展會活動,提升團(tuán)隊協(xié)作與業(yè)務(wù)能力。
3.辦公環(huán)境與物資管理
-維護(hù)辦公區(qū)域及分倉的日常環(huán)境,監(jiān)督設(shè)備(如打印機(jī)、監(jiān)控系統(tǒng))的正常運(yùn)行。
-采購辦公用品、設(shè)備配件,管理低值易耗品庫存,優(yōu)化采購成本。
二、行業(yè)特性相關(guān)職責(zé)
1.設(shè)備與分倉管理
-建立設(shè)備檔案,記錄自動售貨機(jī)的安裝位置、維護(hù)歷史及故障處理情況,協(xié)助技術(shù)團(tuán)隊安排巡檢計劃。
-協(xié)調(diào)分倉間的物資調(diào)撥,跟蹤物流進(jìn)度,處理調(diào)撥異常(如貨損、延遲)。
2.供應(yīng)鏈與供應(yīng)商對接
-管理供應(yīng)商合同,跟進(jìn)設(shè)備配件、食品類商品的采購流程,確保供貨及時性。
-處理物流單據(jù)(如貨運(yùn)單、發(fā)票),與財務(wù)部門協(xié)同完成對賬與報銷。
3.數(shù)據(jù)與系統(tǒng)維護(hù)
-使用ERP或倉儲管理系統(tǒng)(如金蝶、SAP)錄入設(shè)備維護(hù)數(shù)據(jù)、庫存變動信息,確保系統(tǒng)與實(shí)際運(yùn)營同步。
-匯總銷售數(shù)據(jù)、缺貨率等指標(biāo),生成報表供管理層決策參考。
三、人事與后勤支持
1.招聘與員工關(guān)系
-協(xié)助招聘運(yùn)維人員、技術(shù)員,辦理入職手續(xù)及勞動合同管理,特別關(guān)注行業(yè)所需的技能要求(如設(shè)備操作經(jīng)驗)。
-處理員工考勤、排班,協(xié)調(diào)跨區(qū)域運(yùn)維人員的差旅安排。
2.安全與合規(guī)監(jiān)督
-定期檢查分倉及設(shè)備的消防安全,確保符合食品類商品的存儲規(guī)范。
-監(jiān)督臨期商品處理流程,在調(diào)撥單中標(biāo)注效期,避免合規(guī)風(fēng)險。
四、行業(yè)特殊需求
-高頻調(diào)撥支持:因自動售貨機(jī)分布廣、補(bǔ)貨頻繁,需快速響應(yīng)分倉需求,優(yōu)化調(diào)撥計劃以減少缺貨。
-終端設(shè)備協(xié)同:與運(yùn)維團(tuán)隊聯(lián)動,跟蹤設(shè)備故障報修進(jìn)度,確保終端運(yùn)營效率。
-客戶服務(wù)輔助:處理消費(fèi)者投訴(如卡貨、支付問題),協(xié)調(diào)技術(shù)部門及時解決,維護(hù)品牌形象。

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