通州區(qū)急招行政專員助理

一、日常事務(wù)管理

文件與檔案管理

負(fù)責(zé)文件的收發(fā)、登記、分類、歸檔和保管。同時(shí)，建立電子檔案系統(tǒng)，對(duì)重要文件進(jìn)行掃描備份，防止文件丟失。

定期對(duì)檔案進(jìn)行整理和清理，銷毀過(guò)期或無(wú)用的文件。

辦公用品管理

統(tǒng)計(jì)公司各部門辦公用品的需求，進(jìn)行采購(gòu)、發(fā)放和庫(kù)存管理。在采購(gòu)時(shí)，需要比較不同供應(yīng)商的價(jià)格和質(zhì)量，選擇性價(jià)比高的產(chǎn)品。

維護(hù)辦公用品的庫(kù)存清單，確保辦公用品的充足供應(yīng)，同時(shí)避免庫(kù)存積壓。

辦公環(huán)境維護(hù)

負(fù)責(zé)辦公區(qū)域的清潔、綠化和設(shè)施設(shè)備的維護(hù)。包括安排保潔人員定期打掃辦公室、會(huì)議室等區(qū)域，檢查綠植的生長(zhǎng)情況并及時(shí)澆水或更換，聯(lián)系維修人員對(duì)損壞的辦公桌椅、電腦、打印機(jī)等設(shè)備進(jìn)行維修。

合理規(guī)劃辦公空間，安排辦公家具和設(shè)備的擺放，營(yíng)造舒適、整潔的辦公環(huán)境。

二、會(huì)議與活動(dòng)組織

會(huì)議組織

安排會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、議程和參會(huì)人員。在確定會(huì)議時(shí)間之前，需要協(xié)調(diào)各參會(huì)人員的日程安排，選擇合適的會(huì)議室，并提前準(zhǔn)備好會(huì)議所需的文件、資料、投影儀等設(shè)備。

負(fù)責(zé)會(huì)議的通知、簽到和記錄工作。及時(shí)準(zhǔn)確地將會(huì)議信息傳達(dá)給參會(huì)人員，會(huì)議期間做好簽到表的記錄，會(huì)后整理會(huì)議紀(jì)要，發(fā)送給相關(guān)人員，確保會(huì)議決策能夠得到有效執(zhí)行。

活動(dòng)策劃與執(zhí)行

策劃和組織公司內(nèi)部的團(tuán)建活動(dòng)、年會(huì)、慶典等活動(dòng)。從活動(dòng)的主題構(gòu)思、場(chǎng)地選擇、節(jié)目安排到餐飲、禮品等細(xì)節(jié)都要精心策劃。

協(xié)調(diào)活動(dòng)中的各方資源，包括供應(yīng)商、場(chǎng)地工作人員等，確?；顒?dòng)的順利進(jìn)行。活動(dòng)結(jié)束后，還要對(duì)活動(dòng)進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，收集員工的反饋意見，為下次活動(dòng)提供經(jīng)驗(yàn)參考。

三、人事行政支持

員工入職與離職手續(xù)辦理

協(xié)助新員工辦理入職手續(xù)，包括準(zhǔn)備辦公設(shè)備、發(fā)放工作用品、介紹公司規(guī)章制度等。

辦理員工離職手續(xù)，確保離職流程的合規(guī)性。

考勤管理

負(fù)責(zé)員工考勤系統(tǒng)的維護(hù)和管理，記錄員工的出勤情況。

監(jiān)督員工的考勤紀(jì)律，對(duì)遲到、早退等情況進(jìn)行提醒和記錄。

四、對(duì)外溝通協(xié)調(diào)

接待來(lái)訪客人

接待來(lái)訪的客戶、合作伙伴等，安排好接待流程。包括提前了解來(lái)訪人員的基本信息和來(lái)訪目的，在前臺(tái)熱情迎接，引導(dǎo)至?xí)h室，提供茶水等服務(wù)。

與外部單位聯(lián)絡(luò)溝通

與政府部門、供應(yīng)商、物業(yè)公司等外部單位保持良好的溝通和合作關(guān)系。