四川華貿(mào)墨盈企業(yè)管理咨詢有限公司

行政助理職位內(nèi)容 一、職位概述 1. 職位定義 -行政助理在公司行政體系中的定位 -對(duì)公司日常運(yùn)營(yíng)的支持作用 2. 匯報(bào)關(guān)系 -直屬上級(jí)職位 -可能涉及的跨部門協(xié)作與溝通對(duì)象 二、主要工作職責(zé) （一）日常辦公事務(wù)管理 1. 文件與檔案管理 -文件收發(fā)登記 -內(nèi)外部文件接收、登記流程 -緊急與重要文件的特殊處理 -檔案整理歸檔 -分類標(biāo)準(zhǔn)與方法 -檔案存儲(chǔ)與保管措施 -檔案檢索與調(diào)閱服務(wù) -文件銷毀 -鑒定標(biāo)準(zhǔn) -執(zhí)行流程與記錄 2. 辦公用品管理 -需求調(diào)研與計(jì)劃制定 -各部門需求收集方式 -制定采購(gòu)計(jì)劃的依據(jù)與周期 -采購(gòu)實(shí)施 -供應(yīng)商篩選與評(píng)估 -采購(gòu)流程與議價(jià)策略 -庫(kù)存管理 -出入庫(kù)登記 -定期盤點(diǎn)與庫(kù)存監(jiān)控 -積壓與短缺處理 3. 辦公環(huán)境維護(hù) -辦公區(qū)域清潔與衛(wèi)生監(jiān)督 -保潔工作安排與標(biāo)準(zhǔn)檢查 -公共區(qū)域環(huán)境維護(hù) -辦公設(shè)施管理 -設(shè)施設(shè)備的登記與清查 -日常故障報(bào)修與維修跟進(jìn) -設(shè)施設(shè)備的定期維護(hù)與更新建議 （二）會(huì)議與活動(dòng)支持 1. 會(huì)議組織協(xié)助 -會(huì)前準(zhǔn)備 -會(huì)議室預(yù)訂與設(shè)備調(diào)試 -會(huì)議資料的收集、整理與分發(fā) -會(huì)議通知的起草與發(fā)送 -會(huì)中服務(wù) -會(huì)議簽到與記錄 -現(xiàn)場(chǎng)秩序維護(hù)與突發(fā)情況處理 -會(huì)后跟進(jìn) -會(huì)議紀(jì)要撰寫與分發(fā) -決議事項(xiàng)的跟蹤與反饋 2. 活動(dòng)策劃執(zhí)行 -活動(dòng)策劃協(xié)助 -各類活動(dòng)（團(tuán)建、慶典、培訓(xùn)等）的策劃參與 -創(chuàng)意貢獻(xiàn)與方案細(xì)化 -活動(dòng)籌備 -物資采購(gòu)與場(chǎng)地布置 -人員邀請(qǐng)與溝通協(xié)調(diào) -活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行 -流程把控與人員引導(dǎo) -活動(dòng)效果記錄與反饋收集 -活動(dòng)總結(jié) -費(fèi)用核算與報(bào)銷 -經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)與報(bào)告撰寫 （三）行政溝通協(xié)調(diào) 1. 內(nèi)部溝通 -部門間信息傳遞 -常規(guī)信息傳達(dá)方式與頻率 -重要信息的及時(shí)溝通與確認(rèn) -跨部門協(xié)作協(xié)調(diào) -項(xiàng)目協(xié)作中的問(wèn)題協(xié)調(diào)與解決 -促進(jìn)部門間合作氛圍營(yíng)造 2. 外部溝通 -與供應(yīng)商溝通 -采購(gòu)相關(guān)溝通事項(xiàng)（交貨、質(zhì)量等） -合作關(guān)系維護(hù)與拓展 -與訪客溝通 -來(lái)訪接待安排與引導(dǎo) -對(duì)外形象展示與信息傳達(dá) （四）領(lǐng)導(dǎo)行政事務(wù)協(xié)助 1. 日程管理 -日程安排與沖突協(xié)調(diào) -日程變更的及時(shí)通知與調(diào)整 2. 出行安排 -機(jī)票、酒店預(yù)訂與行程規(guī)劃 -出差相關(guān)事務(wù)協(xié)調(diào)（如接送機(jī)、當(dāng)?shù)匕才诺龋?3. 交辦任務(wù)處理 -臨時(shí)性任務(wù)接收與記錄 -任務(wù)執(zhí)行與進(jìn)度匯報(bào) 三、任職要求 （一）知識(shí)技能 1. 專業(yè)知識(shí) -行政管理相關(guān)知識(shí) -辦公軟件（Word、Excel、PPT等）熟練運(yùn)用 2. 語(yǔ)言能力 -書面與口頭表達(dá)清晰準(zhǔn)確 -可能涉及的外語(yǔ)能力要求（依公司業(yè)務(wù)而定） （二）素質(zhì)能力 1. 溝通協(xié)調(diào) -良好的人際溝通能力 -問(wèn)題協(xié)調(diào)與解決能力 2. 組織執(zhí)行 -活動(dòng)與會(huì)議組織能力 -任務(wù)執(zhí)行與時(shí)間管理能力 3. 應(yīng)變抗壓 -應(yīng)對(duì)突發(fā)情況的靈活性 -面對(duì)工作壓力的調(diào)適能力 （三）工作態(tài)度 1. 責(zé)任心 -對(duì)工作任務(wù)的高度負(fù)責(zé) -注重細(xì)節(jié)與工作質(zhì)量 2. 服務(wù)意識(shí) -為內(nèi)部員工與外部訪客提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的意識(shí) -主動(dòng)積極解決問(wèn)題的態(tài)度

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3月24日 08:16

丁先生

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